VRM Wochenblätter

„e“ steht nicht für Error

Die Verwaltung digitalisiert sich

von Felix Lieb

Asterix und Obelix wurden besiegt. Nicht von übermächtigen, muskelbepackten Riesen, die sich einen noch wirkungs­volleren Zaubertrank als den ihrigen einflößten. Nein, geschlagen geben mussten sie sich dem unsichtbaren Irrsinn der ­Bürokratie. Dabei brauchten sie in „Asterix erobert Rom“ nur das Formular A 38….

Behördenangelegenheiten bequem von zu Hause aus erledigen. Foto: AdobeStock

Die Verwaltung egal ob im Finanz-, Justiz- oder jeglichem sonstigen Wesen hat nicht den besten Ruf. Sie in Verbindung zu Attributen wie innovativ und zukunftsträchtig zu bringen, wirkt da mehr als surreal. Gleichwohl sind einige der Konflikte hausgemacht. Laut dbb beamtenbund und tarifunion fehlen im öffentlichen Dienst mehr als 320.000 Stellen. Vermutungen von Überlastungen der Mitarbeiter und zeitliche Verzögerungen sind da zumindest nachvollziehbar. Doch die Krisen werden nicht weniger und die Notwendigkeiten einer effizienten schnellen Verwaltung umso dringlicher, je mehr durch verzögerte Antragsprozesse – etwa in Bezug auf Soforthilfen – Existenzen auf dem Spiel stehen. Eben deshalb formulierte der Bitkom, der Branchenverband der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche unlängst die Notwendigkeit, eine zukunftsfeste Verwaltung zu schaffen, die so agil und modern sei wie die Gesellschaft, der sie diene und ­damit auch auf Krisen schnell und flexibel reagieren könne. Das Zauberwort heißt „eGovernment“. Das vorgelagerte bindestrichlose e vor dem englischen Begriff steht dabei nicht für ­error/Fehler, sondern für electronic.
Doch wo soll die Reise in der Verwaltung hingehen? Vermutlich in die Cloud oder zumindest von einem realen physischen in einen digitalen Raum, verbunden mit der Hoffnung, dass Prozesse wie auch die Kommunikation beschleunigt und Verwaltungsangelegenheiten nicht mehr die physische Präsenz einer Person in einer Behörde notwendig machen, sondern per Mausklick via Bildschirm erledigt werden können. Das spart Zeit und Fahrkosten und auch Nerven. Der Mensch wird nicht mehr durch begrenzte Öffnungszeiten der Behörden, sondern nur noch von Abgabefristen gepeinigt.

Ein Umstand, der gerade für wenig oder gar nicht mobile Menschen erhebliche Vorteile besitzt, insbesondere dann, wenn sie im ländlichen Raum beheimatet sind und der Weg zum Amt beschwerlich ist. In Einzelfällen sind derartige Fortschritte bereits „erzwungen“. Die Einkommensteuer beispielsweise muss bis auf wenige Ausnahmen elektronisch abgegeben werden. Schon jetzt existiert eine Vielzahl an Instrumenten, welche die Bearbeitung der Steuererklärung ganz unabhängig von auf dem Computer installierten Programmen ermöglicht. Auch eine Verfahrensbeschleunigung ist durch eine funktionierende digitale Verwaltung gewährleistet. Davon ist Jens Wilhelmi, Direktor des Amtsgerichts Mainz, überzeugt. Dort ersetzt die eAkte unter anderem in Zivil-, Familien und Zwangsversteigerungsangelegenheiten das Papierformat. Prozessakten etwa, die an weit entfernte liegende Justizeinheiten übermittelt werden müssen, seien dann nicht tagelang unterwegs, sondern innerhalb weniger Sekunden abrufbar.

Das Analoge gehört zu den Akten

Die Herausforderung der digitalen Verwaltung besteht in der Implementierung einer vernünftigen Infrastruktur, die sowohl technische Anforderungen wie auch rechtliche und daten-schutzrelevante Aspekte berücksichtigt. Nicht nur in der Verwaltung gehören digitale durchdrehende Kreise und Eieruhren zu den Schreckgespenstern des Arbeitsstillstandes. Doch die Bereitstellung stabil laufender Systeme ist Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Übertragung analoger Prozesse ins Digitale. Auf den Plan treten hier zuweilen sogenannte „Digitalagenturen“ wie etwa die Electronic Minds GmbH mit ihrem Hauptsitz in Darmstadt, die meist ganzheitliche Konzepte erarbeiten, die über eine Digitalisierung der Prozesse aber auch der Kommunikation eine größere Effizienz in Aussicht stellen. Eine der Herausforderungen, so die Verantwortlichen von Electronic Minds, liegt in den Anforderungen an die Produktentwicklung wie Verfügbarkeit und Datensicherheit an die zugrundeliegenden technischen Systeme. Denn schließlich geht es um die Bearbeitung häufig personenbezogener oder zumindest sensibler Daten, die vor Missbrauch geschützt werden müssen.

Schwierig wird es zudem da, wo Vorgänge wie beispielsweise in der Justiz rechtsgültige Zustimmungen etwa in Form einer zweifelsfrei zuzuordnenden Unterschrift erfordern. Der Bitkom hat deshalb die „sichere digitale Identifizierung“ als eine elementare Notwendigkeit in der digitalen Verwaltung definiert. Exemplarisch sind hier Lösungen wie die am Justizstandort Mainz, wo Juristen und andere Mitarbeiter eine Signaturkarte in ein Lesegerät stecken und sich so als „Urheber“ von Aktionen und Prozessen identifizieren. Jene elektronische Signatur ersetzt die Unterschrift.

Foto: Tierney – AdobeStock

Alles ist smart 

Die Bemühungen sind auch im Kontext sogenannter Smart Cities und Smart Regions zu verstehen. Modellprojekte wie die Digitalstadt Darmstadt existieren bereits. Erst kürzlich hatte in diesem Zusammenhang die Hessische Landesregierung die Strategie „Digitale Verwaltung Hessen 4.0“ veröffentlicht. Verwaltungsleistungen sollen so einfach wie Online-Bestellungen werden, heißt es in einer zugehörigen Pressemitteilung. Digitale Transformationsprozesse werden auf das kommunale Leben übertragen. Die Hessische Landesregierung spricht gar vom „Austauschplatz für Datennutzung im öffentlichen Raum“. So schön, so gut. Oder eben doch nicht. Bereits 2015 bemerkte Cerstin Gammelin in einem Artikel der Online-Ausgabe der Süddeutschen Zeitung, dass sich in den Zentralrechnern der Finanzämter alle relevanten Informationen über jede Person bündeln, zumal die Finanzbehörden im Austausch mit Drittanbietern wie Banken und Krankenkassen stehen. Das Finanzamt ist also das Sammelbecken personenbezogener Daten. Nicht nur, dass damit das Horrorszenario des „Gläsernen Menschen“ weitere Nahrung erhält. Wie kann zukünftig gesichert werden, dass diese Daten in einem geschützten virtuellen Raum verbleiben und nicht von bösen Menschen missbräuchlich genutzt werden? Diese Frage wird umso relevanter, je mehr Verwaltungsorgane in die Virtualität drängen und Arbeitsschritte über Online-Portale oder Cloud-Dienste abwickelbar sind. Folgerichtig hatte das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik 2016 den C5 Kriterienkatalog eingeführt, der Mindestanforderungen für das Cloud Computing definiert und heute immer wieder in Bezug auf digitale Verwaltung angeführt wird. Die Herausforderungen der Zukunft liegen also wohlweislich in einer vernünftigen Datenabsicherung – sowohl in Bezug auf Missbrauch als auch Verlust.

Es könnte schneller gehen. Das weiß man auch in Regierungskreisen. Der Wunsch nach Beschleunigung manifestiert sich in der Schaffung gesetzlicher Grundlagen wie etwa dem Onlinezugangsgesetz (OZG). Mit diesem verpflichten sich Bund und Länder, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch online anzubieten – und sehen sich mit den Schwierigkeiten des föderalistischen Systems und den eigenen Kompetenzen der Länder in Fragen der Gesetzgebung und des Vollzugs konfrontiert. Diese und andere unter einen Hut zu bringen und damit eine Basis zu schaffen für eine bundesländerübergreifende digitale Verwaltung, ist schwierig. Die Maxime heißt Vereinfachung – in Bezug auf Gesetze wie auch auf den Nutzer. Im April dieses Jahres wurde das Registermodernisierungsgesetz verkündet. Dabei geht es darum, dass im Sinne des „One-Only-Prinzips“ Bürger beim Kontakt mit Ämtern ihre Daten nur einmal angeben und diese im Anschluss über eine Bürgeridentifikationsnummer, eine Erweiterung der Steuer-ID, in einem Register gespeichert werden. Mehrere Behörden und Meldeämter können nun auf diese Nummer zu- und die Daten abgreifen, während Bürgerinnen und Bürger bei unterschiedlichen Behördengängen eben diese Daten nicht immer übermitteln müssen. Allerdings wurden nicht zuletzt bei Datenschützern Zweifel laut, weil die zugrunde liegende Steuer-Identifikationsnummer ihrer rein steuerlichen Zweckbestimmung enthoben wird.

Die digitale Verwaltung bietet eine Vielzahl von Chancen. Nur am Rande erwähnt sei an dieser Stelle die Beschleunigung grenzüberschreitender Vorgänge für global agierende Unternehmen – sofern Standards im internationalen Datenaustausch geschaffen werden. Dass Maschinen in der Verwaltung einmal Menschen ersetzen, daran glaubt Jens Wilhelmi nicht. Zu sehr seien etwa in der Justiz Entscheidungen von Faktoren beeinflusst, die nicht über Algorithmen abgedeckt werden können. Gleichwohl kann er sich eine Assistenz juristischer Instanzen etwa in Form einer Fundstelle für bereits existierende Urteile vorstellen, die für ein laufendes Verfahren auf schnellem Wege abgerufen werden. Auf der anderen Seite sind noch einige Probleme auf dem Weg zu einer durchgängig funktionierenden Digitalisierung der Verwaltung in unterschiedlichen Bereichen zu lösen. Oder wie der Bitkom es ausdrückt: „Es ist gut, ‚den schnellen Dienstweg‘ zu kennen, aber auch der ‚normale Dienstweg‘ sollte nicht zu einem ausufernden und lähmenden Entscheidungsprozess führen.“ Gelingt dies, kann eine digitale Verwaltung im Sinne der Bevölkerung funktionieren. Dann ist auch Asterix nur noch einen Mausklick vom Formular A 38 entfernt – und muss dieses noch nicht einmal ausdrucken.

E-Government-Gesetz

Mit dem Gesetz zur Förderung und zum Schutz der elektronischen Verwaltung in Hessen (Hessisches E-Government-Gesetz – HEGovG) aus dem Jahr 2018 wurde inzwischen das notwendige rechtliche Fundament geschaffen. Das wesentliche Ziel ist es, die elektro­nische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern und so die Verwaltung bürgerfreundlicher, effektiver und effizienter zu gestalten.

Das HEGovG orientiert sich an dem vom Bund beschlossenen Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG). Es schafft das notwendige rechtliche Fundament für eine Verwaltung, die einfach, schnell, sicher, bürger- und wirtschaftsnah sowie rund um die Uhr verfügbar sein wird. Das neue Gesetz bildet den rechtlichen Rahmen, E-Government-Dienste für Bürger, Wirtschaft und Behörden weiter auszubauen. Dies umfasst die Einführung weiterer onlinebasierter Antragssysteme, zu der Verwaltungen verpflichtet werden. Um diese behördlichen Prozesse weiter zu optimieren, werden die IT-Systeme weiter vernetzt, standardisiert und sicherer gemacht. Bei der Ausführung gelten künftig durch das neue Gesetz einheitliche und transparente Regelungen.

Quelle und weitere Informationen

unter Digitales Hessen

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